(一)宏觀背景

“十四五”時期建設(shè)數(shù)字中國，加快數(shù)字化發(fā)展，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新優(yōu)勢，協(xié)同推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加快數(shù)字社會建設(shè)步伐，提高數(shù)字政府建設(shè)水平，營造良好數(shù)字生態(tài)，建設(shè)數(shù)字中國已經(jīng)成為社會各界的共識。

電子發(fā)票、電子檔案是國家數(shù)字經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)，驅(qū)動產(chǎn)業(yè)互聯(lián)實現(xiàn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的重要舉措。從2015年到2021年，國家在財稅改革方面相繼出臺了多項政策。2020年疫情，加速了數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。其中，專票電子化是推動稅務(wù)監(jiān)管和企業(yè)財稅管理變革的里程碑。2021年1月21日起，專票電子化正式全國推行，2月9日，財政部、國家稅務(wù)局、國家檔案局、商務(wù)部啟動電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，國家稅務(wù)總局憑借稅務(wù)Ukey的普及以及電子發(fā)票改革開啟金稅四期建設(shè)的大幕。

(二)企業(yè)簡介

天津能源投資集團(tuán)有限公司(以下簡稱“能源集團(tuán)”)成立于2013年5月30日，經(jīng)天津市委、市政府批準(zhǔn)，由天津市津能投資公司和天津市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司重組而成，是天津市國資委監(jiān)管的國有法人獨資公司，注冊資本100.85億元。截至2020年底，能源集團(tuán)共有參控股企業(yè)100家，其中全資及控股企業(yè)60家，資產(chǎn)總額569.69億。集團(tuán)以“四源”，即電源、氣源、熱源、新能源為主營業(yè)務(wù)，承擔(dān)著保障天津市能源安全穩(wěn)定供應(yīng)和推動能源結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的重任。

(三)財務(wù)數(shù)字化再上新臺階

能源集團(tuán)從2018開始上線以用友NC65系統(tǒng)為主的業(yè)財稅資一體化平臺，主要功能包括賬務(wù)處理、集團(tuán)統(tǒng)一客商管理、內(nèi)部協(xié)同管理、固定資產(chǎn)、報表及合并、網(wǎng)上報銷、影像系統(tǒng)、稅務(wù)云進(jìn)項發(fā)票管理，覆蓋集團(tuán)本部及下屬單位。通過網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)所有企業(yè)收支業(yè)務(wù)線上化處理。全員通過平臺實現(xiàn)自助報賬、票據(jù)影像傳遞，系統(tǒng)在線審批，銀企直聯(lián)直付，財務(wù)自動記賬等功能。在集團(tuán)全域數(shù)字化的戰(zhàn)略下，財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了與供熱營業(yè)收費系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等核心ERP系統(tǒng)的集成融合，從而形成業(yè)財一體化閉環(huán)流程。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)前端一點錄入，全程共享，所有業(yè)務(wù)單據(jù)、附件影像、審批流程、賬務(wù)數(shù)據(jù)全過程可追溯。與此同時集團(tuán)財務(wù)數(shù)字化也面臨諸多挑戰(zhàn)：

1.多組織多系統(tǒng)集團(tuán)數(shù)字資產(chǎn)亟需統(tǒng)一規(guī)劃集中共享

能源集團(tuán)旗下上百家參控股企業(yè)，業(yè)務(wù)板塊涉及發(fā)電、燃?xì)狻⒐帷⑿履茉础⒔鹑诋a(chǎn)業(yè)五大領(lǐng)域，每年業(yè)務(wù)運(yùn)行沉淀下來大量的數(shù)據(jù)資產(chǎn)分散在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其中與經(jīng)濟(jì)事項相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)、原始影像、財務(wù)憑證及報表等檔案數(shù)據(jù)占到60%以上，沒有形成統(tǒng)一歸檔的電子化文件，不利于檔案后期便捷利用與統(tǒng)一管理。

2.電子歸檔需直面異構(gòu)系統(tǒng)對接與合規(guī)控制難題

能源集團(tuán)在推行無紙化的過程中，建設(shè)了大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、項目管理、資產(chǎn)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)主要解決了線上業(yè)務(wù)處理的問題，沒有實質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲、存檔的問題，最終是否能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化，關(guān)鍵是看存檔環(huán)節(jié)是否能夠與各系統(tǒng)打通，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子化流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)按照統(tǒng)一的格式和檔案管理規(guī)范實現(xiàn)電子化歸檔。

會計檔案歸檔必須滿足國家財政、稅務(wù)及檔案等多口徑的要求，核心是記賬憑證、會計賬簿、業(yè)務(wù)單據(jù)及原始憑證、附件影像之間的關(guān)聯(lián)索引，確保電子檔案的真實、準(zhǔn)確、完整、安全，滿足《會計檔案管理辦法》《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》及國家有關(guān)電子檔案管理要求。歸檔范圍合理，歸檔過程規(guī)范，歸檔存儲格式符合要求，元數(shù)據(jù)基本齊全，“四性檢測”有保障，這是電子會計檔案的核心。

3.電子會計檔案如何嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)落地實施

作為電子會計檔案試點項目，從檔案局、稅務(wù)局、財政局、商務(wù)局到試點單位，對試點驗收標(biāo)準(zhǔn)往往存在不同的理解，具體把握尺度上只能依據(jù)《會計檔案管理辦法》【2015】79號令，《企業(yè)電子文件歸檔及電子檔案管理指南》檔案〔2015〕4 號，《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會〔2020〕6 號等相關(guān)法規(guī)的要求，抽絲剝繭把驗收標(biāo)準(zhǔn)梳理出來。我們將試點單位分為四類，每一類客戶分別按照不同的驗收標(biāo)準(zhǔn)和評價方式去對照分析，確保能夠符合相關(guān)法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)驗收要求。

(四)電子會計檔案助推企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

1.形成企業(yè)報賬服務(wù)、財務(wù)入賬及電子歸檔數(shù)字化管理閉環(huán)

能源集團(tuán)在原報賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)及核心ERP平臺基礎(chǔ)上，建設(shè)了電子會計檔案系統(tǒng)及稅務(wù)發(fā)票管理系統(tǒng)。原來通過報賬系統(tǒng)收集到的企業(yè)日常費用報銷、預(yù)付、待攤和借款的發(fā)票、單據(jù)完成賬務(wù)處理就到了流程的終點，現(xiàn)在上線電子會計檔案后，由報賬系統(tǒng)進(jìn)入企業(yè)的銷項及進(jìn)項發(fā)票和單據(jù)還要與記賬憑證、賬簿、報表形成內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系后一起最終進(jìn)入檔案系統(tǒng)，真正形成了從數(shù)據(jù)產(chǎn)生到數(shù)據(jù)歸檔的數(shù)字化閉環(huán)。

2.電子會計檔案奠定企業(yè)數(shù)據(jù)中心基石

電子會計檔案在企業(yè)檔案中占據(jù)主導(dǎo)地位，大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)資產(chǎn)重要可以與工業(yè)時代的石油、鋼鐵相提并論，企業(yè)以構(gòu)建數(shù)字化會計檔案為契機(jī)，逐步提升企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)化水平。電子會計檔案將以企業(yè)業(yè)財數(shù)據(jù)為核心，逐步將企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項相關(guān)的采購、銷售、生產(chǎn)、固定資產(chǎn)、人力資源、費控等領(lǐng)域數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)并歸檔，打通財務(wù)數(shù)字化最后一公里，形成完整的數(shù)字化資產(chǎn)為后續(xù)數(shù)據(jù)分析和利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保障。

3.電子會計檔案推動審計模式發(fā)生改變

能源集團(tuán)多達(dá)上百家企業(yè)，無論是企業(yè)內(nèi)部審計還是第三方審計，無論是確定評估審計風(fēng)險還是提供審計數(shù)據(jù)，每年都需要耗費大量的精力去準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，甚至需要審計人員多次到被審計單位現(xiàn)場，有了電子會計檔案后，集團(tuán)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行有集中數(shù)字化管理，評估審計風(fēng)險，確定審計重點很多時候只需要在電子會計檔案中獲取數(shù)據(jù)進(jìn)行量化分析后再展開進(jìn)一步的審計程序，在提高審計效率的同時也大幅降低了審計成本。

(五)做國企碳達(dá)峰碳中和的行動派

“碳達(dá)峰、碳中和”是今年兩會熱議的話題，國家對于“碳中和”目標(biāo)明確而堅定，繪制“碳達(dá)峰、碳中和”行動路線。天津能源投資集團(tuán)作為國企從自身做起，成為務(wù)實行動派、先行者，積極發(fā)揮了國有企業(yè)的示范引領(lǐng)作用。電子會計檔案的上線，檔案的紙張耗用、打印耗材使用大幅下降，集團(tuán)每年150萬張電子檔案的應(yīng)用，節(jié)約紙質(zhì)、打印耗材、存儲及人工成本約120萬，助力能源集團(tuán)實現(xiàn)綠色化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。